1. a. Paperless office berarti mempermudah dan mempercepat perputaran informasi. Hal itu dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan informasi menjadi sebuah pengetahuan yang mengurangi overhead yang terjadi untuk pengumpulan informasi dan pengambilan keputusan. Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration” , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973) Aministrasi Paperless adalah proses kerjasama dengan mencapai tujuan tertentu dengan tanpa menggunakan kertas. Paperless administration adalah suatu proses yang digunakan untuk mempermudah proses pemutaran informasi dengan mengurangi biaya pengiriman informasi.
b. Alasan paperless administrasi diperlukan karena Ada beberapa manfaat yang di tawarkan oleh penggunan paperless antara lain:
· Efisien waktu
· Manajemen Dokumentasi lebih baik.
· Kenyamanan kerja lebih baik.
· Mendukung terjadinya keputusan yang lebih baik.
· Manajemen lebih terkendali.
· Membaiknya citra organisasi.
Namun dalam perkembangannya ide ini kurang meluas. Manusia masih suka yang berbau analog walaupun dimana-mana dimanjakan dengan produk digital. Hal ini mungkin dikarenakan oleh beberapa hal sebagai berikut:
· Penggunaan kertas sebagai media tulis lebih praktis dan dalam jumlah kecil
hemat biaya.
· Proses digitalisasi membutuhkan skill tertentu.
· Tingkat kepercayaan publik kepada dokumen kertas lebih besar.ini.
Saya termasuk yang kurang begitu suka membaca di depan komputer untuk bahan-bahan yang serius . Kalau membaca topik serius lebih baik di-print dulu sebelum dibaca, lebih fleksibel dan nyaman.
Tapi pada dasarnya paperless office memiliki banyak manfaat selain ramah lingkungan karena tidak menambah sampah juga cukup membantu mengurangi tumpukan kertas di meja kerja atau belajar. Ditambah lagi dengan format digital itu penyebaran informasi menjadi lebih mudah dan cepat.
c. Penerapan paperless administrasion dalam kegiatan perkantoran antara lain sebagai berikut File dan folder virtual yang bilang fotografi ini di usia yang paperless kantor. Semua usaha dapat memperoleh manfaat dari terlaksananya manajemen dan organisasi dari kantor catatan.. Membuang jauh hal-hal yang tampaknya hampir dosa untuk beberapa pemilik usaha kecil yang tepat mengapa banyak menemukan sendiri dikuburkan di bawah gunung dari kertas kerja berantakan. Pemilik bisnis akan cenderung untuk menjaga semuanya dalam upaya untuk menghindari harus memutuskan apa yang menahan dan apa yang akan ter. Dalam waktu, penyimpanan pintu kamar tidak dapat dibuka dan berharap semua tetapi hilang adalah untuk mencari dokumen apapun yang mungkin diperlukan. Ini adalah tanggung jawab manajemen untuk memastikan hal tetap disusun untuk mencegah atau menurunkan produktivitas lengkap shutdown dari operasi bisnis.
“ Hemphill Barbara, seorang ahli di kantor efisiensi, mengatakan bahwa “usaha kecil paling tidak berurusan dengan karya-karya mereka sampai terlambat.” Jika ada satu helai kertas penting Anda harus mencari di antara ratusan jika tidak ribuan kertas lainnya dapat membawa Anda hari untuk mencari yang sedang dikerjakan. Manajemen perlu mengambil langkah-langkah untuk mencegah sekarang ini dari jenis situasi terjadi. Awal untuk menyelenggarakan Anda akan perlu untuk sehari (jika tidak lebih) untuk mengatur kantor. Anda tidak ingin menemukan sendiri terputus dan kacau oleh pelanggan, sehingga memilih hari bila anda tidak biasanya terbuka untuk menangani proyek besar-besaran. Pastikan semua staf kantor masuk pada menyenangkan karena tertentu yang membantu mereka untuk menciptakan gagalnya
Penyelenggaraan Anda ruang kantor dan kertas kerja yang lebih sulit jika Anda bekerja sendiri, tetapi tidak mustahil. Bahkan pengusaha dapat diehards pemerasan dalam sehari untuk pembersihan.
. Kertas kerja atas meja Anda harus prioritas utama. Organize Atur oleh subjek dan tanggal kemudian. Setelah sortasi adalah terpencil, sekarang saatnya untuk menempatkan semuanya dalam tempat yang tepat. Jika file tidak ada folder untuk beberapa kertas kerja, kemudian membuat beberapa jadi ada tempat untuk mereka.
Selanjutnya, cari pendapatan pernyataan, biaya penerimaan, dan mengurutkan mereka sesuaiAkuntansi Anda harus menjadi prioritas Catatan transaksi dalam sebuah sistem akuntansi buku besar atau sampai Anda saat ini. Jika Anda seperti saya, Anda dapat menghabiskan sebagian besar hari Anda hanya memasukkan transaksi. Tetapi, pada akhir waktu yang Anda dapat dengan mudah dari pickup.
Setelah Anda telah disusun kertas kerja file ke folder, Anda perlu membeli atau berkumpul kotak krat untuk menyimpan dokumen Anda kuasai filing sistem akan tergantung pada jenis bisnis Anda beroperasi. Beberapa usaha mereka mengatur file dengan nama klien, sedangkan yang lainnya menggunakan nomor pekerjaan. Apapun jenis usaha Anda beroperasi, Anda akan selalu file Anda piutang dan hutang yang sama. All that matters is that you have a system to your filing. Semua yang penting adalah bahwa Anda memiliki sistem filing untuk Anda.
Penyelenggaraan komputer Anda dokumen Api air dapat menimbulkan kerugian atau kerusakan pada bisnis jika salah satu dari kedua bahaya mencapai dokumen penting. Usaha telah coped dengan bahaya tersebut dengan melakukan investasi di scanner sehingga mereka dapat digitize mereka fisik dokumen.
Selalu menjaga tambahan Anda salinan dokumen dan file komputer dalam api perlawanan aman di lokasi lain. File dapat disimpan pada cadangan kaset, disket, CD ROM, atau hard drive eksternal. Pastikan untuk menyimpan file log dari apa yang telah anda disimpan di mana.
Anda mungkin ingin mempertimbangkan sebuah layanan otomatis cadangan Anda untuk file dan catatan keuangan. Untuk biaya yang wajar Anda dapat memiliki semua dokumen penting Anda disimpan di server situs itu benar. Ini akan menyimpan file Anda aman memberikan ketenangan pikiran.
““Anda kemampuan untuk menyelesaikan tugas sehari-hari secara langsung berkaitan dengan kemampuan Anda untuk mencari informasi yang tepat pada waktu yang tepat,” ujar Hemphill.. Manajemen strategi penting dalam hidup Anda kantor staf dan keberhasilan bisnis Anda. Jangan tunggu sampai menit terakhir untuk mengatur!
